数あるDX投資の中でも抜群の成果！社員も利用することで情報共有の質を高められるサービス

「管兵衛」を導入する前はどのようなお悩みがありましたか

年に1度行われる弊社主催の労働安全衛生大会では郵送での案内、はがきでの出欠返答で手作業での集計を行っており、どの会社から返信がないのか、欠席の会社から委任状が提出されているかなどを把握するのに非常に時間がかかっていました。
さらに、案内状の印刷費、郵送費、封筒代、返信用はがき代などに数十万円もの費用がかかり、課題になっていました。加えて、協力会社様を交えた毎月の現場巡回パトロールの案内などはFAXを使用していましたが、送付したものが確認されたのか把握できていない状況でした。

「管兵衛」を導入した経緯を教えてください。

会社として積極的にDXに取り組んでいく流れがあり、そんな最中、あさかわシステムズさんから「管兵衛」の紹介がありました。当初は安全衛生協力会の運営に関する業務に、システムを導入する発想はありませんでしたが、言われてみれば確かに現状不便だなと気が付きました。システムそのものが建設業向けに作られているので使いやすく、価格もリーズナブルなのでライセンス数も拡張しやすいです。

DX化は投資が必要となるため、「しっかり成果が出たか」を振り返えらなければなりませんが、「管兵衛」は十分な成果が出ており、大変良い投資だと評価しています。

導入後どのような効果がありましたか

出欠確認が自動化されたのはもちろん、これまで各拠点で行っていた情報の水平展開の発信が一元化でき、作業時間の短縮が図れました。 アンケートや報告書の回収においても、未回答者に対して簡単に催促を送ることができるようになり、集計作業の効率化とミスの削減につながっています。
また今までは会社のメールサーバーの仕組み上、何回かに分けて送る必要がありましたが、「管兵衛」導入後は、どこまで送ったのか意識する必要がなくなったので、手戻りがなくなりました。また協力会社様によっては添付ファイルがエラーで受信できないというケースもありましたが、「管兵衛」のサイト内で確認いただくようになったので、その問題も解消されました。「管兵衛」導入によって、今までより気軽に細かなお知らせを発信するようになりました。

会員（協力会社様）の反応はいかがですか？

導入当初は多少の混乱や問い合わせがありましたが、「管兵衛を確認すれば必要な情報が揃っている」という認識が徐々に浸透してきました。
また、弊社からの通達や事故事例の展開に対して、協力会社様が以前よりも敏感に反応してくれるようになり、　　　　「管兵衛で発信された」という会話が頻繁に聞こえるようになりました。

導入時、会員のメールアドレスはどのように 収集しましたか？

元々、コロナ禍でリモート形式の労働安全衛生大会を開催した際に、担当者のメールアドレスを収集しておりました。それでもまだすべての協力会社様のアドレスを把握していたわけではなかったのですが、「管兵衛」の導入に際しては、弊社が利用している名刺管理システムを活用し、効率的に収集を行いました。また、事前に「管兵衛」の利用開始をメールで案内し、担当者の変更がある場合は連絡先を返信するよう依頼したことで、スムーズに収集を進めることができました。

貴社では工事部の社員の方もライセンスを保持し、「管兵衛」を利用されていますが、具体的にどのような活用方法か 教えてください。

「 管兵衛」での情報発信は主に安全環境部が担当していますが、「協力会社への情報発信内容を社員も共有すべきだ」という社長の意向もあり、工事部社員にもライセンスを付与しています。協力会社様への通達や展開内容を工事部社員が把握することで、現場での指導に一貫性を持たせることができています。 社内システムでは埋もれてしまいがちな通達やルールブックなどの資料が「管兵衛」で整理されているため、社員も頻繁に閲覧するようになり、業務の効率化や情報共有の質の向上につながっています。

「管兵衛」のさらなる活用や今後の取り組み予定について 教えてください。

運営事務局の一番の悩みに「協力会社様へ伝えたいことが伝わっていない」といった課題がありましたが、「管兵衛」を導入することで大きく改善しました。事故が発生した際も、ただ発信されたものを確認して終わりではなく、管兵衛内に情報が蓄積されていくため、後ほど振り返って何度も確認することで事故の発生減に繋がるのではと期待しています。「管兵衛」を通じて、協力会社様との関係をさらに強化し、業務効率の向上と情報管理の高度化を目指しています。今後は資料やルールブックの更新頻度を高めることで、さらなる情報共有の質の向上に努めます。