紙運用からの脱却！全資料の電子化に成功！ 効率化だけでなく情報発信を強化できるクラウドサービス

導入前の業務課題についてお聞かせください。

会員への連絡や資料の共有は、電話、郵送、ファックスなどアナログな手段で対応していました。出欠をとるイベントは年間では８回ほど実施しているのですが、その案内をすべて郵送しており、担当者の大きな負担となっていました。郵送したイベント案内の出欠確認（往復ハガキやFAX）と集計作業にも多くの手間がかかっていました。
–すべて郵送というのは大変な作業ですね。
ゴルフコンペなど有志で集まるようなイベントでも120社すべてに案内を郵送していたため、かなりの手間がかかっていました。災害防止協力会の各種イベントは恒常的な業務でないということもあり、ギリギリの人員で組織しているため、負荷が高くなってしまうという背景もあります。

 

「管兵衛」導入の経緯を教えてください。

資料の郵送作業が何より負担となっており、デジタル化、システム化ができたらいいなと感じていましたが、なかなかそれを独自に開発するだけの予算もないと思っていたところ、以前より基幹システムでお世話になっているあさかわシステムズさんから、「管兵衛」の紹介を受け、「まさにこれだ」という思いで導入を決めました。非常によいタイミングで提案してもらえたと思います。
–費用面は問題にならなかったですか？
費用はむしろ安いと思いました。
–そうなのですね。それは良かったです。
いや、安いは言いすぎました。 笑

導入に際して課題はありましたか。

あさかわシステムズのシステムエンジニアさんは業界・業務に精通しているので、専門用語で会話できるため非常にスムーズでした。「管兵衛」は画面構成が非常にわかりやすく、直感的に導入できました。すべての資料を電子化することに成功しています。

–導入に要した期間はどれくらいでしょうか。
ご提案いただいた通り１～２ヶ月で本稼働に至りました。不明点があってもレスポンス良く対応していただき、課題は速やかに解決できた印象です。実際に使ってみて感じますが「管兵衛」は自由度が高く、いろいろな用途で活用できるのが良いです。

システム部門の方はどのように評価されていますか。

自社で同じような仕組みを構築しようとするとコストも時間もかかりすぎてしまうので、サービスとして利用できるのは非常に良いと感じています。またシステム部門が主導しなくても利用部門だけで導入・運用できているのが良いと評価しています。

会員企業様からの反応はいかがでしょうか。

導入当初は「使い方がわからない」という問い合わせがありましたが、今はもうほとんどありません。慣れれば会員にとっても使いやすいのだと思います。

今後の取り組みについて教えてください

災害防止協力会の事務局として法改正や、安全衛生に関する情報をもっと積極的に発信し、協力会社さんとともに、安全に対する意識や知識の向上に努めていきたいと考えています。
例えば直近では、熱中症対策が義務化されました。当社の現場で作業しているときはその場で指導できますが、その協力会社さんが自社の加工場で作業するときなども、しっかり対策をしてもらいたいわけです。協力会社さんがそれぞれの職場で法令順守できるように、我々が積極的に情報発信する必要があると感じています。
これまでは注意喚起のポスターを印刷して郵送していましたが、「管兵衛」導入後は、エクセルで作成したデータを「管兵衛」で配信し、それぞれの会社で社名を入れて印刷し、貼り出してもらえばいい。こういうことができるのもデジタル化の大きなメリットだと感じています。
–「管兵衛」が災害防止協力会様の業務効率化や情報共有を進める一助になれば幸いです。
本日は貴重なご意見ありがとうございました。