紙文化から脱却し、情報共有を効率化！ 100社超の協力会社との円滑なコミュニケーションを実現

導入前の業務課題についてお聞かせください。

毎月の安全衛生協議会の案内を FAX で送信していたのですが、 100 社以上の協力会社に送る必要があったため、コピー機が 1～2 時間も占有されてしまうような状態でした。日中は他の社員もコピー機を使うので業務に支障が出ないよう、夜間に時間をずらして FAX を送信していたほどです。しかし、そこまでしても出欠の回答率は 25% 程度と低く、情報が確実に伝わっているのか把握できていませんでした。

また、欠席者への資料共有も限定的になりがちで、後日取りに来ていただくことになるのですが、実際に取りに来られるのは 2～3 人ほどです。もしこれを郵送で対応しようとすると、毎月多くの発送作業が発生してしまい、現実的ではありませんでした。メールへの切り替えも検討しましたが、協力会社には個人事業主や高齢の方も多く、メールをほとんど使っていない方もいらっしゃったので、メールアドレスの収集自体が難しかったのです。これでは全員に情報が行き渡らないという課題がありました。

「管兵衛」を選んだ決め手を教えてください。

以前からお取引のあった、あさかわシステムズさんから直接ご提案いただきました。弊社では既に同社の「エクシラセル」という居住者向けの情報共有サービスを導入していて、その流れで管兵衛を紹介していただいたのです。デモ画面を見せていただいた際、直感的な操作性に魅力を感じたので、まずは試してみようという気持ちで導入を決めました。前述の課題に悩んでいた時期にちょうどタイミングよく声をかけていただき、まさに求めていたソリューションだと感じました。

導入後、どのような変化がありましたか？

まず、協力会社からの出欠の回答率が大幅に向上しました。以前は FAX での案内に対して 25% 程度の回答率でしたから、大きな改善です。また、案内や資料共有も「管兵衛」で更新するだけで済むので、業務工数が月あたり半日以上削減できています。特に大きな効果を感じているのは情報共有に関してですね。安全衛生協議会の欠席者への資料共有も、以前は来社して受け取っていただく形でしたが、今は「管兵衛」上で全ての資料を公開できるので、全ての協力会社がいつでも必要な資料を確認できるようになりました。導入当初は FAX と併用する期間を設けましたが、すぐに管兵衛でのやり取りに移行できました。協力会社の皆さまにもスマートフォンで手軽に確認いただける点で、ご好評をいただいています。

他にも効果を感じられている点はありますか？

最も大きいのは、協力会社の情報管理が効率化された点です。以前は担当者や連絡先の変更があるたびに、一覧表を手作業で修正していましたが、現在は「管兵衛」によって協力会社側で情報を更新できるようになり、常に最新の状態を保てています。以前のように個別の一覧表を管理する必要もなくなり、業務効率が大きく向上しています。

また、過去の資料もシステム上に蓄積されているので、必要な時にすぐ参照できるようになりました。これまではFAXのやり取りや紙での資料管理が中心でしたから、その中から目的の資料を探すのも一苦労でした。今では全ての情報がクラウド上で一元管理できていますから、本当に助かっています。

今後の取り組みについて教えてください。

現在は安全衛生協議会の案内や資料共有が主な用途ですが、今後は現場単位での情報共有にも活用を広げていきたいと考えています。弊社では100社以上の協力会社と連携しているので、安全に関する情報はできるだけ多くの協力会社の方々と共有することが重要です。しかし、まだまだ活用しきれていない機能もあるので、まずは現場ごとにフォルダを作り、共有機能なども活用してより細やかな情報共有を実現していきたいです。各現場の情報をタイムリーに共有できるようになれば、事故防止にもつながると期待しています。
クラウドシステムの利点を活かして、いつでもどこでも必要な情報にアクセスできる環境を整えていきたいですね。