離島までおよぶ、約120社の協力会社に1クリックで自動送信 集計の自動化とローカルで効率的なコミュニケーション

導入前の業務課題についてお聞かせください。

安全協力会の事務局として、年に一度の安全協力会総会と安全衛生大会を含めて、各種教育・講習会や安全協力会パトロールなど、毎月様々な取り組みを実施しています。沖縄ではFAXが連絡ツールの主流という企業も少なくなく、以前は協力会社へのご案内や申し込みにFAXを利用していました。開催日の3週間前にFAXを送り、1週間前に申し込みを締め切る。送信作業だけでも多いときは約3時間かかり、日中に複合機を独占するため、業務終了直前にFAXの予約をセットする方向に変えたんです。しかし、送信不良が発生したり、FAXが行方不明で「届いてない」「見てない」と言われることもあって、とても非効率でした。FAXの返信がバラバラに届くこと、締め切り後に追加申し込みが発生したり、手作業で行う参加者の集計も大変でしたね。あと開催場所の地図や写真を載せても、FAXの画質では不鮮明で伝わらず、連絡手段の見直しが必要だと感じていました。

「管兵衛」を選んだ決め手を教えてください。

あさかわシステムズさんの建設・工事業向けERPシステム「ガリバー」導入時に、担当のエンジニアさんから「管兵衛」のことを聞いて知り、「安全協力会に特化した、こんなサービスがあったのか」と驚きました。画期的かつ作業の効率アップも図れると思い、ほぼ即決で導入を決めたんです。2024年2月に導入したのでまだ日が浅く、全ての機能を使いこなせていませんが、土地柄的に協力会社には離島の企業もいて、公的機関が発行する重要書類や緊急を要するお知らせなど、約120社の協力会社と素早く情報共有できる機能も役立っています。

導入後、どのような変化がありましたか？

安全管理室には、私を含めてスタッフ3名が所属しています。そのうち、2名がメインで「管兵衛」を担当し、導入時に初期設定や操作方法についてリモートでレクチャーを受けました。慣れるまでは1ヶ月間ほど。スムーズに運用を開始でき、出欠確認の集計が自動化されて回答率も向上しました。特に便利なのが閲覧履歴とリマインド機能です。協力会社側の動きを把握できると対処方法が明確になるんです。情報や資料の共有もクラウド上で一元管理でき、FAX時代の紙を送る・探す手間が省けて、作業時間を30％削減できました。一部の入力を変えるだけで資料を再利用できるコピー機能もあり、資料作成の手間も省けますね。

「管兵衛」導入後、協力会社の反応はいかがでしたか？

導入初期は操作方法の問い合わせが多く、日頃からメールを使わない協力会社に登録を促してもなかなかスムーズに進まず、昔からのやり方に慣れているので、10社中8社は「管兵衛」でご案内を送付し、残り2社にはFAXを送るというアナログとデジタルの同時並行でした。今は皆さんだいぶ慣れてきて、申し込みも資料の確認もスマホひとつで完結しますから、「スマホで確認できるのは便利だね」とおっしゃってます。開催当日もスマホを開けば、システム内のGoogleマップで会場の場所を確認でき、車社会の沖縄ではカーナビの代わりにもなりますから。使いこなすうちにITへの苦手意識が薄くなり、便利に感じるみたいですよ。

今後「管兵衛」に対する希望はありますか？

協力会社の中には内容によって管理部門と工事部門とで対応が分かれるので複数のメールアドレスを登録したいとの要望があり、現在は「〇〇建設①」「〇〇建設②」とアカウント2つを使用してもらってますが、そうすると会員情報の管理が煩雑になってしまうんです。もし可能なら、1つのアカウントに複数メールアドレスを登録できると助かります。あと、年間スケジュールのカレンダーをGoogleカレンダーと同期できたら嬉しいですね。とはいえ、とても便利なサービスですから、県内外問わずいろいろな建設会社に営業かけてみたら？
と、あさかわシステムズさんには言ってるんですよ。笑