郵送費用年間80万円削減！さらに担当者も2名から1名へ

導入前の業務課題についてお聞かせください。

役員会だけでも年4回、7部会で28回イベントがあるのですが、そのたびにデータ作成、印刷、封入、発送・FAX送付作業に手が取られていました。特に繁忙期は封入作業を他部署のメンバーにもお願いし、8人がかりで一週間もかかり、複合機も独占状態で申し訳ない気持ちでいっぱいでした。また、アンケートの回答数、返信数が伸び悩み、閲覧されたかも不明という状況でした。そして、会員情報（住所、代表者、担当者）の変更がタイムリーに把握できないため、確認作業が増え不便を感じていました。

「管兵衛」を選んだ決め手を教えてください。

協力会の収支改善も課題で、年会費の改定(増額)と経費削減の検討をしていた折、送付されてきたあさかわシステムズさんからのパンフレットを見て、“これだ！” と直感で資料請求しました。結果として、郵送料や労務費が削減できたので、とても良い選択だったと思います。

導入後どのような効果がありましたか

導入前は2名体制で総会、安全大会、年会費請求の印刷･封入･発送作業等行っていましたが、それが1名で問題なく業務が進み、労務負荷が極端に減りました。特に、封入作業は他
部署のメンバーに手伝ってもらっていたのが無くなり、申し訳ない気持ちも解消されました。郵送の必要もなくなり、これまで郵送に係る費用に年間80万円はかかっていたので、大幅な郵便費用削減に成功しました。昨年郵送費の値上がりもあったので、この削減効果は絶大です！
また、法改正や労働安全衛生に関する情報もタイムリーに配信でき、閲覧履歴の確認（レスポンスの把握）の上、リマインド機能の利用も閲覧向上に寄与しています。アンケートの回答数や閲覧数についても以前は把握できていない状態でしたが、今ではMAXが85％で平均が6割ぐらいと具体的な数字で追えるようになりました。あと、弊社並びに西部ガスグループとして、ペーパレス化を推進していますので、以前は紙を大量に消費することに罪悪感がありましたが、それも解消され環境負荷低減に寄与している実感があります。

会員や社員の反応はいかがですか。

運用を開始して 1 年半ほどになります。会員・社員とも『管兵衛』の名前が浸透してきています。『管兵衛』のネーミングに感服しています。

社員からは、会員の担当者の変更があった際、随時メールで通知されるため、変更内容をリアルタイムで把握できるようになり、利便性が向上したと喜びの声が上がっています。従来は総会のタイミングでしか変更を確認できず、業務上の不便が生じることもありました。会員からも特に、操作方法等の問い合わせがないことから、会員にとって分かりやすく、使いやすい仕様になっていると思います。

『管兵衛』のさらなる活用や今後の取り組み予定について 教えてください。

「会員がより興味をもって閲覧でき、且つ会員のメリットに繋がる取り組み」を目標 としています。資料共有機能を活用し、安全パトロール、安全衛生教育の充実を図りたいと思っています。
また、『管兵衛』未登録会員、閲覧が極めて少ない会員の撲滅 にも取り組んでいきます。

今後も“会員にとって価値ある情報提供”を軸に、より効果的な情報発信と業務効率化を目指していきます。