月45時間以内という時間外労働規制の中で、業務の効率化が急務でした。各業務の洗い出しを行った結果、技術系所員がコア業務に専念できる仕組み作りが必要という結論に至り、安全衛生環境品質協議会の運営について合理化を図ることになったのです。

毎月の協議会運営では数百社の協力会社との連絡調整が必要で、特に協力会社ごとに連絡手段が異なり、メール、ファックス、電話など様々な方法で対応を求められていたことが大きな負担になっていました。当時は別のシステムを運用していましたが、情報を一元管理することはできたものの、そのシステムで連絡ができるわけではなかったので別途メールを送る必要があったのです。メールの一斉送信では、BCCに数百社のアドレスを入力・確認する作業に20分以上かかり、さらに未達や不達の確認作業も発生していました。また、協力会社によってはメールでは全く返信がなく、ファックスでないと対応してもらえないケースもありました。

以前、別のシステムで協力会社の管理を試みましたが、情報量が多く最新情報の管理が難しいことが分かりました。また、安全成績や災害事例などの資料も文字ばかりで、理解するのに苦労する状況にありました。そこで、お付き合いのある企業に相談したところ、安全協力会に特化した「管兵衛」をご紹介いただいたのです。一斉配信機能やリマインド機能、さらに協力会社側での情報更新が可能という点に魅力を感じ、導入を決めました。社内の審査には2カ月ほどかかりましたが、その期間を活用して研修などを実施したので、スムーズな移行を実現できたと感じています。

最も大きな変化は、協力会社側でも情報の作成・修正が可能になったことです。協力会社が PC やスマートフォンから資料を確認できるようになり、電話やメールでの問い合わせが減少しました。一部の FM センターでは内容伝達書の回収率が 100% を達成するなどの成果も出ています。加えて、各社の情報がタイムリーに更新されることで、常に最新の情報を把握できるようになったので、協力会社のデータベースとしても活用しています。

また、開催案内メールの自動配信やリマインドメール機能により、確認作業が大幅に削減されたことも大きな変化でした。これらの改善により、毎月 240 分ほどかかっていた作業が 120 分程度まで短縮され、担当者も 2 名から 1 名に減らすことができています。

以前は配信不能のメールが返ってくると、その都度確認作業が必要でした。また、協力会社によって連絡手段が異なっていましたが、現在は「管兵衛」上で一元管理ができ、かつ協力会社自身が情報を更新できるので、そういった煩雑な作業から解放されました。さらに、映像コンテンツの配信も可能になり、誰が視聴したかの履歴も確認できるようになっています。この機能により、文字だけの資料では伝わりにくかった安全成績や災害事例の説明が、映像を通じてより理解しやすくなりました。各協力会社が都合の良い時間に視聴でき、誰が視聴したかの履歴も確認できるため、情報共有の質が大きく向上しています。

現在は大阪本店直轄での活用を進めていますが、すでに４つのFMセンターへと展開が完了し、京都や神戸、四国エリアへの拡大も視野に入れています。各センターでの成功事例を着実に積み重ね、将来的には全店展開を実現したいですね。「管兵衛」を通じて協力会社との関係性を一層深め、双方の業務効率化を進めていきたいと思います。

また、安全衛生環境品質協議会に限定せず、協力会社との様々な情報共有の場面での活用を考えています。動画配信機能を活用した安全教育の充実や、協力会社への各種お知らせの配信プラットフォームとしても活用できるでしょう。協力会社の皆様にとっても、「管兵衛」が業務効率化のきっかけとなれば幸いです。